英語でミーティング!臆せず参加するための基本的なポイント

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ネットの普及に伴い、日本の国際化は急速に進んでいます。そんな中、日本にいながらにして、インターネット電話などを通して気軽に国際会議も実施できるようになりました。

 

外国の人と英語でミーティングする。とても難しそうに思えて、臆してしまう人も少なくないでしょう。しかし、ミーティングの大まかな流れは決まっているため、会議で使用する独特の言い回しさえ押さえておけば、英語のミーティングも怖くはありません。

 

今回は、英語のミーティングの流れを追いながら、ポイントや注意点、よく使われる英語フレーズをご紹介します。

ミーティング序盤:目的やテーマについて認識を合わせよう!

1.挨拶と開会宣言

 

ミーティングは、進行役からの挨拶と開会宣言で始まります。英語が苦手なのにもかかわらず進行役になってしまった場合、シンプルなフレーズでOK。

 

なお、会議までの待ち時間には、集まった相手に積極的に声をかけ、互いのビジネスや週末の予定などの軽い話題(スモールトーク)を交わし、場の雰囲気を和ませておくと、ミーティングがスムーズに進むでしょう。

 

・Good afternoon everyone. (みなさんこんにちは)
・Attention, please. (ご注目ください)

 

・Thank you very much for attending this morning, let’s start the meeting.
(朝からからお集まりくださりありがとうございます。会議を始めましょう)
・Well, since everyone is here, let’s get started.
(では、みなさんお集まりですね。始めましょう)

 

2.ミーティングの目的やテーマを伝える

 

次に、今回のミーティングの目的(purpose)を全員に告げて確認し、具体的な議題(agenda)に入ります。

 

「agenda」は、ビジネス用語でよく使われる単語で、議題のほかにも、議題リストや会議の予定表などを指すこともあります。議題が複数ある場合は、その数と順番を告げ、ミーティングの大まかな流れを伝えましょう。

 

・The purpose of this meeting is to talk about the expenses of our event.
(ミーティングの目的は、イベント費用について話し合うためです)
・We are here today to discuss the next autumn campaign.
(本日お集まりいただいたのは、次回の秋のキャンペーンについて話し合うためです)

 

・Has everyone received a copy of the agenda?
(議題の資料は、みなさんの手元にありますか?)
・There are three items on the agenda. It’s as follows: first, I’d like to start with the purpose of the event. Then, Mr. Tanaka will tell us about the target participants. Finally we will decide the venue.
(今回のミーティングの議題は3つで、以下のとおりです。最初にイベントの趣旨について、次に田中さんがターゲットの参加者について説明し、最後に会場を決めます)

ミーティング中盤:議論中は積極的に質問・発言を!

3.議論を進める

 

ミーティングの目的や議題、流れを参加者に伝えたら、本題に進みます。定番フレーズとしては「Let’s get down to business. 」(本題に入りましょう)や「let’s move into / on to the ~. 」(~に入り/移りましょう)などがあります。議論を変えるときにも活用できますよ。

 

なお、文頭に「Now, ~」(これから)「So, ~」(それでは)「Next, ~」(次に)といった単語を付けると緩急のある進行となります。

 

・Now, Let’s get down to business.
(これから、本題に入りましょう)
・So, let’s move into the first item on the agenda.
(それでは、最初の議題に入りましょう)

 

・Let’s move on to the next issue.
(次の議題に移りましょう。)
・Next, Mr. Tanaka will speak to us about it.
(次に田中さんがそれについて話があります)

 

4.質問をする・意見を述べる

 

議論中には質問をしたり、意見を述べたりしてみましょう。発言の前には「Excuse me 」(すみません)を付けると話しかけやすいです。

 

・Excuse me. May I just say something?
(すいません。私が意見を言って良いですか?)
・Could you explain more detail?
(もう少し詳細を説明いただけませんか?)

 

・Do you have any questions?
(質問はありますか?)
・What do you think about that?
(それについてどう思いますか?)
・May I ask your opinion?
(あなたの意見をお聞かせいただけますか?)

ミーティング終盤:結論にはしっかりと耳を傾けておこう!

5.議論をまとめる・採決する

 

議論が一段落すれば、進行役が結論をまとめます。英語が苦手な人は、ここでしっかり耳を傾けましょう。内容によっては採決したり、次回のミーティングへ持ち越したりする場合もあります。

 

・I’m afraid we’ve run out of time.
(残念ながら時間がなくなってきました)

 

・I’d like to sum up our discussion of this item.
(この件について話し合ったことを要約しましょう)
・Let’s summarize what we’ve talked about today: On Agenda Item 1, ~. On Item 2, ~. On Item 3, ~.
(本日話し合ったことを要約しましょう。議論1は~です。議論2は~です。議論3は~です)

 

・Let’s take a vote on it.
(それについて採決しましょう)
・All those in favor, raise your hands. And all those against, stay there.
(賛成の方は挙手してください。反対の方はそのままで)

 

・What we don’t cover in the agenda today will be discussed at the next meeting.
(本日、議論できなかったことについて、次のミーティングで話し合いましょう)
・Before we close our meeting, let’s confirm our homework with deadlines
(会議を終える前に、宿題と期限を確認しておきましょう)

 

6.ミーティングの終了

 

最後に会議を終了する宣言をして締めくくります。進行役なら、会議の参加者へのお礼も忘れずに。

 

・That concludes our meeting.
(私たちの会議を終わります)
・Let’s wrap up today’s meeting.
(本日の会議を終了しましょう)
・That’s all for today.
(本日は以上ですべてです)

 

・Thank you very much for your cooperation.
(ご協力をありがとうございます)

英語が苦手な人ほど積極的に発言をしてミーティングの主導権を握ろう!

英語でミーティングといっても、大まかな流れは日本語のものと変わらず、よく使う英単語や英語フレーズも決まっているので、それらを押さえておけば心配いりません。

 

英語が苦手な人ほど自分から積極的に発言をしてミーティングの主導権を握ると、議論の流れをつかみやすくておすすめですよ!

 

筆者:児島奈美/トラベルライター
旅行雑誌やWEB等で、国内外問わず現地へ足を運び取材・撮影を行う。得意分野は、旅のルポ、グルメ取材、人物インタビューで、渡航した海外はプライベートを含め約40か国。雑誌立ち上げのために約3か月、ベトナムに滞在したほか、プライベートで欧州周遊(約3か月)、米国横断(約1か月)、東南アジア周遊(約3週間)、米国滞在(約1年)の経験も持つ。実践の場で英語を使うことが多く、「英語はツール」をモットーに、わかりやすく使える英語を心掛けている。

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