外国人の取引相手に伝わる英文メールを書くコツ【タイトル編】

【タイトル編】外国人の取引相手に伝わる英文メールを書くコツ

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インターネットの普及に伴い、今ではほとんどのビジネス上のやりとりが、メールでできるようになりました。また、昨今のグローバル化によって、ビジネスシーンにおいても外国人ともメールで連絡を取り合うことが増えてきています。

 

そんな中、ビジネス英語あるいはビジネス英文メールを教える教室や書籍が巷にあふれていますが、コツをつかむまで大変なのが「伝わる英文メール」といえるでしょう。

 

正しい英文の使用法などは、ビジネス英語や英文メールの書き方について書かれた書籍・テキストなどを読み漁ることをおすすめします。やはり勉強すること、場数を踏むことに勝る上達方法はありません。

外国人CEOにメールをしても音沙汰なし。そのワケとは?

「伝わる英文メール」を使いこなすために、まず大切なのが「メールのタイトル」です。以下、私が実際に体験した失敗談を公開します。

 

お付き合いのあるクライアントさんの紹介で、シンガポールのPR会社を通じてオーストラリアから新しく日本に進出する企業のPRを依頼されました。紹介された企業のCEOのメールアドレスに何度か連絡してみましたが、一向に返信がありません。一週間ほどして、その紹介してくれた方から連絡があり、「どうして連絡を取らないのか?」と聞かれたのです。私は何度かメールを送った旨を伝え、お送りしていたメールを転送する形で、その紹介者と先方のCEOに再度メールをしました。

 

すると、返ってきたCEOからの返信には、「スパムメールかと思った!」と書かれていたのです。確かに、この当時、朝オフィスに出社してメールを開くと、たくさんのスパムメールが、なんてことがよくありました。

 

でも、なぜ私のメールはスパムメールとして扱われ、相手に開いてももらえずにいたのでしょうか。

英文メールはタイトル次第で読んでももらえない?!

それは単に「メールのタイトル」が原因だったのです。

 

外資系の企業に勤め、外国人とのやりとりも多かったので、いつもは明確に何の用件なのか、きちんとタイトルに表記して送っていました。また、日本人独特の遠回しな表現はしないように気をつけてもいましたしかし、そのときに限って、タイトルに「Hello」と書いてしまったのです。これではまるでデートに誘っているスパムメールのようなものです。

 

私はPR業界の仕事を長くしていますので、メールでやりとりする相手には、メディア関係者もたくさんいます。アメリカ人やイギリス人のメディア関係者にメールのタイトルについて聞いてみたところ、最も困るのは、「INVITATION」とだけ書かれたものだということでした。

 

メディア関係者には、毎日いろいろなところから、メディア発表会や記者会見、レセプションなどの案内が届きます。ですので、差出人に覚えがないと「INVITATION」だけでは何の招待なのか、まるっきりわかりません。そして、開いてみたらスパムメールだったなんてことも実際にあるようです。

 

通常は、日本語メールでも英文メールでも、「INVITATION」を送る際には、何の件でのご招待なのか、タイトルに記載します。しかし、英語での招待メールを送ることに慣れていない日本企業や日本人広報担当者の場合、タイトルに詳細を記載しない場合もあるようです。「Hello」と同じくらい、メディア関係者には内容がわからないメールになってしまっているようでした。

ビジネスをスムーズに進められる英文メールのタイトル

では、伝わる英文メールのタイトルを書くにはどうすれば良いのでしょうか?

 

最も無難なのが、「Regarding ~(~の件)」を使うタイトルです。このあとには、具体的な内容が続きます。例えば、「XXプロジェクトの件」であれば「Regarding the XX project」だけで、何の用件なのかすぐにわかります。

 

先ほどの「INVITATION」であれば、「Invitation for XX」として、「XX」のところに招待したい会などの名前を入れればOKです。また、何かの依頼をしたい場合は、「Request for~(~の依頼)」となります。

 

なにはともあれ、ビジネスにおいては相手に余計な手間や時間を取らせないためにも、英文メールには「ひと目でわかるタイトル」を付けることが大切です。

 

執筆者:岡本きよみ/PRディレクター
株式会社Harris PR & Consulting Office代表取締役。PRディレクターとして主にライフスタイルブランドの広報活動に関わる。米国の高校を卒業後、日本の大学に進学。専攻は英米語、言語学。JTB、日航のアウトバウンド・インバウンド業務に従事した後、出産を機に、P&Gファーイーストインク(当時)に転職。広報渉外部および研究開発部に10年間勤務の後、家族とともにニュージーランドに滞在。帰国後、外資系ホテルの広報、外資系PR会社のヴァイスプレジデントなどを経て、現職。

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