【宛名編】外国人の取引相手に伝わる英文メールを書くコツ

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ビジネスで英文メールを送る際、多くの人が最も悩むのが「メールの冒頭、書き出し」かもしれません。

 

おすすめしたいのは、ビジネス英語のテキストなどから、サンプルの英文を集めてテンプレート集を自分で作成しておくこと。その中から適宜、カスタマイズして使用する方法です。

 

そうすれば、かなり楽に英文メールを書くことができると思います。

学校で教わった「宛名の書き方」。ビジネスシーンでは使わない?

ただし、ビジネス上の英文メールを書くうえで、作成したテンプレート集を活用する前にクリアしなければならない問題があります。それは「宛名の書き方」です。メールには、まず宛名を書くのがマナー。これは日本でも海外でも変わりはありません。

 

では、担当者の氏名がわからない場合、英文メールでは宛名をどのように書けば良いのでしょうか?

 

30年以上も前になりますが、私がアメリカの高校に通っていた頃、「ビジネスタイピング」という「ビジネスレターの書き方」を学ぶ授業がありました。その中で、担当者の氏名がわからない場合には、「Dear Sirs or Madams, (相手が一人の場合は、Dear Sir or Madam)と書く」と教わったのです。

 

そのため、社会に出てから最初の数年間、海外向けのビジネスレターでは、いつも「Dear Sirs or Madams, (Dear Sir or Madam)」を使用していました。

 

その後、アメリカの企業に転職し、新しい仕事に不慣れだった私は、同僚や上司のアメリカ人が書くこと、話すこと、すべてを観察し、取り入れようと必死でした。英文メールの書き方もそのひとつでしたが、このとき、ビジネスメールの書き出しに「Dear Sirs or Madams, (Dear Sir or Madam)」とは誰も書いていないことに気づいたのです。

 

どのように書いていたのか。

 

彼らは「To whom it may concern,」と書いていたのです。

 

当時の私は「なんだ、こんなライトな表現で良いのか!」という軽い驚きを覚えたことを記憶しています。「To whom it may concern,」を日本語にすると、「関係各位」「ご担当者殿」という意味合いです。

 

それ以外だと、特定の部門などに送る場合は、「Dear Customer Service,(カスタマーサービス御中)」「Dear Sales Director,(営業部長殿)」と書いていました。

知っている相手には「Dear」を。親しい人には名前のみでOK!

一方、名前を知っている相手にビジネス上の英文メールを書く場合は、どうすれば良いのでしょうか?

 

通常は、「Dear Mr. Johnson,」や「Dear Ms. Johnson,」 のように、名前の前に「Dear」を付ければ大丈夫です。

 

女性の場合、昔は「Miss.」や「Mrs.」を使用する傾向にありましたが、女性だけ未婚・既婚を示す書き方をするのは時代錯誤のため、「Ms. 」を使った方が良いでしょう。

 

また、外国人の場合、親しくなると下の名前で呼ぶことが多々あります。そういった関係にある場合は「Dear」を付けないで、冒頭から「Bob,」「John,」と、名前のみで書き出しても失礼にはあたりません。

 

宛名の書き方ひとつとっても、初めてビジネス上の英文メールを書くときには戸惑うものです。より詳しくスピーディに英文メールの書き方を学びたい場合は、英会話教室でレッスンを受けるのも良いでしょう。

 

筆者:岡本きよみ/PRディレクター
株式会社Harris PR & Consulting Office代表取締役。PRディレクターとして主にライフスタイルブランドの広報活動に関わる。米国の高校を卒業後、日本の大学に進学。専攻は英米語、言語学。JTB、日航のアウトバウンド・インバウンド業務に従事した後、出産を機に、P&Gファーイーストインク(当時)に転職。広報渉外部および研究開発部に10年間勤務の後、家族とともにニュージーランドに滞在。帰国後、外資系ホテルの広報、外資系PR会社のヴァイスプレジデントなどを経て、現職。

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