【結び編】外国人の取引相手に伝わる英文メールを書くコツ

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これまでシリーズでお伝えしてきた「外国人の取引相手に伝わる英文メールを書くコツ」も今回で最終回。最後は、英文メールの「結び編」です。

 

結びの言葉は定例化されていますので、いくつかのフレーズを覚えてしまえば、「英文メールの終わりをどのように締めようか」と悩むことはなくなります。

英文メールの結びで使える決まり文句

本題が終わって、メールを締めようというとき、日本語では「お返事お待ちしております」や「ご質問がございましたら、お気軽にお問合せくださいませ」といった決まり文句を書きますよね。英文メールでも同じです。

 

よく見かけるのは、以下のフレーズ。

 

・Please let me know, if you have any questions.
(何かご質問があればお知らせください)

 

・Should you have any questions, please do not hesitate to contact us.
(もし何かございましたら、どうぞお気軽にお問合せください)

 

2番目の「Should you have~」は、使い慣れない表現かもしれません。これは、もともと 「If you should have~」が正しい表現。日本語のニュアンスとしては「万が一、なにかあれば」というような意味合いになります。ビジネスでは、わりと頻繁に使う表現ですので、ぜひ覚えておいてください。

 

また、「hesitate」ですが、直訳すると「躊躇する」「ためらう」という意味になります。日本語では「問い合わせるのを躊躇しないでください」「連絡するのをためらわないでください」などとは言わないため、違和感を覚える人もいるでしょう。私は、この一文を見るたびに、「なんだか偉そうな言い方だ!」と怒っていた昔の同僚を思い出します(笑)

 

ただ、これも決まり文句で、まったく偉そうな意味合いはありません。気にせずにどんどん使いましょう。

要注意!「お返事お待ちしております」は間違いやすい!

そして、時々、残念な結びの一文を目にします。

 

・I look forward to hear from you.

 

「お返事お待ちしております」と伝えたい結びの一文。どこが間違いか、おわかりになりますか?

 

正しくは、「I look forward to hearing from you. 」です。

 

文法はよく知っているけれど、英語の実践経験の少ない方が犯しやすい傾向にありますが、「Look forward to (動詞+ ing)」で「楽しみにしている」という意味になります。この場合、「to」と「(動詞+ ing)」の両方があって良いのです。いや、両方なくては正しい文章にはなりませんので、ご注意くださいね。

日本語の「敬具」や「草々」。英文メールでは何と書く?

結びの一文を正しく書いたら、もうすぐ送信。その前に、日本語の「敬具」や「草々」にあたる一言を添えましょう。

 

日本語の場合、「敬具」には文頭に「拝啓」を、「草々」には「前略」を、それぞれ書きますが、英語はそういった決まりはありません。文末にだけ締めの一言を書きましょう。

 

私がよく使うのは、「Best Regards,」です。「Best,」や「Regards,」だけを書く人もいますが、あまりくだけた表現はビジネス上では使用しない方が無難に思いますので、親しい間柄であっても私は「Best regards,」を使用するようにしています。

 

逆に、丁寧にしたい場合は、「Sincerely yours,」を。「Sincerely ,」だけでも大丈夫です。

 

これで、英語のビジネスメールの基本的な書き方は終了です。あとは、何度も書いて、実際にやり取りをして、経験を積み上げていってください。英語の習得に王道はなく、やはり「実践に勝るものなし」というのが、30年近く英語を使用して仕事をしてきた私の実感です。

 

筆者:岡本きよみ/PRディレクター
株式会社Harris PR & Consulting Office代表取締役。PRディレクターとして主にライフスタイルブランドの広報活動に関わる。米国の高校を卒業後、日本の大学に進学。専攻は英米語、言語学。JTB、日航のアウトバウンド・インバウンド業務に従事した後、出産を機に、P&Gファーイーストインク(当時)に転職。広報渉外部および研究開発部に10年間勤務の後、家族とともにニュージーランドに滞在。帰国後、外資系ホテルの広報、外資系PR会社のヴァイスプレジデントなどを経て、現職。

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