【対応編】英語の電話にビクビクしないための英会話

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取引先が海外の企業であったり、国内の外資系企業であったりすると、自ずと外国の方と連絡を取る機会が増えていきます。メールだけでは事足りず、電話でのやりとりも少なからず必要になってくるでしょう。

 

本シリーズでは「英語の電話にビクビクしないための英会話」と題して、ビジネスにおいて外国の方と電話をする際に役立つノウハウをご紹介していきます。まずは、英語の電話がかかってきた場合の「対応編」から。

電話に出ると、いきなり「Hello!」の声。どう対応する?

いつものように電話に出ると、いきなり「Hello!」の声。そして、立て続けに英語で何かを言っているけれど全く聞き取れない……。こんな場面に遭遇してしまった人もいるのではないでしょうか。

 

そんなとき、慌てずに対応できる簡単な英会話フレーズをご紹介しましょう。

 

電話を取って「Hello!」という声が聞こえたら、こちらも「Hello!」と返してください。

 

相手が続けざまに何かを話して聞き取れなかったとしても慌てずに、以下のように伝えましょう。

 

「This is XXX. May I help you?」(こちらXXX社です。ご用件を承ります)

 

そして、とりあえずは名前と会社名の確認を。

 

「May I have your name, please?」(お名前をお伺いできますか?)
「May I have your company name, please?」(会社名をお伺いできますか?)

 

その後、担当者がわかれば、このように言って担当者につないでください。

 

「Hold on, please.」(このままお待ちください)
「Just a moment, please.」(少しお待ちください)

 

「I’ll put you through.」(おつなぎします)という一言も自然と出るようになると良いですね。

 

また、相手の話が聞き取りづらいとき、「ゆっくり話してほしい」「もう少し大きな声で」といったリクエストは失礼にあたりません。下記のようにお願いしてみましょう。

 

「Would(Could) you speak more slowly, please?」(もうすこしゆっくり話してもらえますか?)
「Would (Could) you speak a little louder, please?」(もうすこし大きな声で話していただけますか?)

担当者が不在にしている際の対応方法

では、担当者が不在にしている際には、どのように対応すると良いのでしょうか?その場合は「I’m sorry~」や「I’m afraid~」から始めてください。

 

日本人にとっては「I’m sorry~」に馴染みがあるかもしれませんが、「I’m afraid~」の方がビジネスライクですので、こちらも使えるように覚えてしまいましょう。

 

・会議中の場合:
「I’m sorry, he is in a meeting.」(申し訳ありません。ただいま会議中です)

 

・外出中の場合:
「I’m afraid he is not in the office now.」(申し訳ございません。ただいま外出しております)

 

・出張中の場合:
「I’m afraid he is on a business trip.」(申し訳ございません。現在出張中です)

 

もし余裕があれば、伝言も聞いてみましょう。

 

「May(Can) I take a message?」(ご伝言を承りましょうか?)
「Would you like to leave a message?」(ご伝言を承りましょうか?)

 

そして、相手の電話番号も聞いておきたい場合は、このように伝えてください。

 

「May I have your phone number, please?」(お電話番号を教えていただけますか)
「Let me repeat your number, 000000000.」(復唱させていただきます。000000000ですね?)

一言お礼を言ってから電話を切りましょう

電話を切る前には、「I’ll tell him(her) your message.」(メッセージを伝えます)「I’ll ask him(her) to call you back.」(折り返しお電話するように伝えます)などと伝え、最後には一言、「Thank you for calling.」(お電話ありがとうございました)と言ってから電話を切ってください。

 

メールやSNSでだいたいのコミュニケーションが済んでしまう時代ですが、英語での電話の対応も習得しておいて損はありません。周りの人と差をつけるチャンスになるかもしれませんよ。

 

筆者:岡本きよみ/PRディレクター
株式会社Harris PR & Consulting Office代表取締役。PRディレクターとして主にライフスタイルブランドの広報活動に関わる。米国の高校を卒業後、日本の大学に進学。専攻は英米語、言語学。JTB、日航のアウトバウンド・インバウンド業務に従事した後、出産を機に、P&Gファーイーストインク(当時)に転職。広報渉外部および研究開発部に10年間勤務の後、家族とともにニュージーランドに滞在。帰国後、外資系ホテルの広報、外資系PR会社のヴァイスプレジデントなどを経て、現職。

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