【対処編】英語の電話にビクビクしないための英会話

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前回の「対応編」では、かかってきた英語の電話を取ったとき、どのように対応すればよいのかをお伝えしました。

 

今回は、かかってきた英語の電話の担当者が自分自身だった場合、その対処方法をご紹介します。

英語の電話を聞き間違えたために起きた悲劇

電話でのやりとりでは、日本語でも聞き間違えや勘違いが起こり得るもの。英会話に自信のない人が英語で、しかも電話で仕事の話をすれば、残念ながら間違いが起きる確率は上がってしまいます。

 

数年前、こんなことがありました。スイスの高級スキンケアメーカーの社長が来日したときのことです。私は、ある取引先の厚意で商談の席に同席させてもらうことに。そのメーカーの製品の大ファンだったこともあり、私はその日が来るのを待ちわびていました。

 

ところが当日、思わぬ結末を迎えます。その日の11時過ぎに取引先の担当者(外国の方です)から「どうされましたか?」と電話がありました。

 

わけがわからない私は「なにかありましたか?」と聞き返すと、「11時にXXホテルでお約束していましたよね?」とのこと。「え?!1時じゃなかったんですか?!」と私は驚きました。

 

しかし、相手は「いえ、11時とお伝えしました」の一点張り。私は手帳にまで「1時」と記載していましたが、この方から最初に電話で連絡をもらったとき、どうやら11時を1時と聞き間違えていたのです。

 

来日した社長は多忙で、12時からも別のスケジュールがぎっしり。結局、その仕事のチャンスは消えてなくなってしまいました。とても残念で、とても苦い思い出です。

メールでの連絡を促す英会話フレーズを覚えておくと便利

それからというもの、私が徹底して行っているのは「文書で残す」ことです。電話での依頼でも、メールやファックスなど、必ず文書で残るツールを利用してもらうように相手にお願いしています。

 

「お手数ですが、メールで(文書で)いただけますか?」といったような、メールでの連絡を促す英会話フレーズを覚えておくと便利です。

 

・May I have the details of this project by e-mail, please?(このプロジェクトの詳細をメールでいただけますでしょうか?)

 

・Can I have the contents by e-mail, please?(内容をメールでいただけますか?)

確認メールを送って英語の電話での行き違いを未然に防ぐ

また、こちらもコンファメーションメール(確認メール)を送ることなどを心がけています。例えば、ミーティングの日時などは、アジェンダ(課題)とともに、コンファメーションメールを送るようにすると間違いがないでしょう。

 

まず、電話で「I will send you a confirmation mail later!(後ほど、確認メールをお送りいたします!)」と伝えておきます。そのあとにメールを送るわけですが、以下のような簡単な確認メールで問題ありません。

 

==========================
Subject: Confirmation regarding XX Meeting.
(メールタイトル:XX会議に関しての確認)

 

本文:
I would like to confirm regarding XX Meeting as below.
(XX会議に関して、下記のようにご確認させてください)

 

Date: 2016.7.xx
Time: 13:00-14:00
Venue: Our Office 1F Meeting Room
Agenda: XXXX
==========================

 

これで電話での行き違いも未然に防ぐことができます。最後に一言、「Thank you for calling.」(お電話ありがとうございました)は、もちろん忘れずに。

 

人間である以上、英語でも日本語でも言い間違いや聞き間違いを完全に無くすことはできません。「言った・言わない」の水掛け論で人間関係を悪くしてしまわないようにするためにも、互いに文書で残すことで仕事をスムーズに進めていきたいものですね。

 

筆者:岡本きよみ/PRディレクター
株式会社Harris PR & Consulting Office代表取締役。PRディレクターとして主にライフスタイルブランドの広報活動に関わる。米国の高校を卒業後、日本の大学に進学。専攻は英米語、言語学。JTB、日航のアウトバウンド・インバウンド業務に従事した後、出産を機に、P&Gファーイーストインク(当時)に転職。広報渉外部および研究開発部に10年間勤務の後、家族とともにニュージーランドに滞在。帰国後、外資系ホテルの広報、外資系PR会社のヴァイスプレジデントなどを経て、現職。

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