【用件編】外国人の取引相手に伝わる英文メールを書くコツ

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前回は、英文メールの「宛名」の書き方についてご紹介しました。(参照:外国人の取引相手に伝わる英文メールを書くコツ【宛名編】

 

今回は、その後に記載すべき「用件の書き出し」をテーマにお伝えします。読み手にストレスを与え、メールをスルーされないためにも、用件の書き出しはとても重要です。

単刀直入に「どこの誰であるのか」を最初に名乗る

まず、まったく知らない人に初めてメールをする場合は、自己紹介から始めます。それは日本語でも同じですが、英文メールでは単刀直入に「どこの誰であるのか」を最初に名乗りましょう。

 

・My name is Akiko Sato and I work at ~
(~で働いています佐藤あきこと申します)

 

・My name is Akiko Sato and I am in charge of Marketing Department at ~
(私の名前は佐藤あきこと申します。~のマーケティング部門の責任者です)

 

次に、このメールを送った背景・理由を説明します。簡潔に書くことがポイントです。

 

・I’m writing this e-mail to ask ~
(~についておたずねしたく、メールを差し上げています)

 

・This e-mail is to inform you that ~
(このメールは、~についてお知らせするものです)

 

・We are pleased/happy to inform you that ~
(~についてお知らせでき、嬉しく存じます)

日本語の「お世話になっております」。英語では?

では、すでに知っている相手には、どのように用件を伝えたら良いのでしょうか?

 

日本語の場合、天気の話だったり、「お元気にお過ごしのことと存じます」といった相手を気遣う言葉から入ったりしますよね。英文メールでも同じで構いません。定型の言葉をいくつか覚えておくと良いでしょう。

 

ビジネスで送る英文メールで便利なのが、「I hope this e-mail finds you well.(お元気でお過ごしのことと存じます)」という一文です。

 

日本語でいうところの「お世話になっております」に置き換えることができますので、私はいつもこの一言からメールを始めます。

 

また、私の取引先のアメリカ人を例に挙げると、その人は日本市場との取り引きが長く、日本人が天気の話を好むことを知っているため、メールの書き出しには必ず以下のような一言が入っています。

 

「Good morning from Sunny New York.」や「Good afternoon from a bit cloudy New York.」「Greetings from rainy New York.」などです。

 

このあとに、さきほどの「I hope this e-mail finds you well.」などと続くのですが、最初に天気に関する一言があることで、太陽の輝くニューヨークの朝や、雨がしとしと降る遅い午後のニューヨークの景色などを想像し、楽しい気分で返事を書くことができます。とても簡単な一言ではありますが、なんて素敵な心遣いだろうと嬉しくなります。

英文メールは「用件を明確に」が基本!

最後に、相手からのメールの返信にはどのように書き出すべきかをご紹介します。

 

最も簡単な書き出しは、「I’m writing this to reply to your e-mail dated ~(~月~日付のメールにご返信いたします)や「I have received your email of ~(~月~日付のメールを受け取りました)」です。

 

「Thank you for your e-mail about ~(~についてのメールをありがとうございます)」と始めるのも良いでしょう。

 

英文メールの書き出しは「用件を明確に書く」というのが基本です。けれども、私の取引先のアメリカ人のように、人柄が感じられる一言があれば、なお良いですね。

 

筆者:岡本きよみ/PRディレクター
株式会社Harris PR & Consulting Office代表取締役。PRディレクターとして主にライフスタイルブランドの広報活動に関わる。米国の高校を卒業後、日本の大学に進学。専攻は英米語、言語学。JTB、日航のアウトバウンド・インバウンド業務に従事した後、出産を機に、P&Gファーイーストインク(当時)に転職。広報渉外部および研究開発部に10年間勤務の後、家族とともにニュージーランドに滞在。帰国後、外資系ホテルの広報、外資系PR会社のヴァイスプレジデントなどを経て、現職。

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