【本題編】外国人の取引相手に伝わる英文メールを書くコツ

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用件編」では、「自己紹介から挨拶、そして、用件を、明確に」というお話をしました。

 

本題に関しても、同じく「簡潔明瞭」がキーワードとなります。

 

書き出しで用件を書いたあと、続いて詳細を述べる際も、メールを受け取る相手が要点をすぐに理解できるようにしてあげましょう。そのために最も簡単な方法は、目的や結論を先に述べることです。目的や結論は、できるだけ簡潔に書いてください。

英語に自信がないのであれば、要点を箇条書きに

英文メールを書く場合、「パラグラフ(段落)」の果たす役割は大きく、「ひとつのパラグラフにつき、ポイントはひとつだけ」というのが原則です。最初のパラグラフで目的や結論を、そのあとに詳細を書いていきましょう。

 

ただ、詳細を書くとき、文章の展開には気を付けてください。文章のつなぎ方によっては、まったく伝わらないメールになってしまう恐れもあります。

 

もし英語に自信がないのであれば、要点を箇条書きにすると良いと思います。例えば、聞きたいことが複数あるときは長文になりやすく、わかりづらい英文メールになってしまう傾向にあるので、以下のように箇条書きにすることをおすすめします。

 

I would like to know about. (下記についてお聞きいたします)
1.●●●●
2.▲▲▲▲
3.■■■■

 

I’d appreciate it if you could answer the following questions. (以下の質問にお答えいただけるとありがたいです)
1.●●●●
2.▲▲▲▲

「Please」をつけるだけで相手に与える印象は様変わりする

また、メールで何かを依頼したい場合は、「Please」を使うと良いでしょう。

 

Please send me information on ~. (~についての情報を送ってください)
Please send me the invoice by the end of the month. (月末までに請求書を送ってください)

 

この「Please」は、海外でとても大切にされている言葉です。親はもちろんのこと、欧米の幼稚園や小学校では、小さな子どもたちに「Please」を何度も繰り返し教えています。

 

例えば、「アップルジュースとオレンジジュース、どっちがいい?」と聞いた母親に対して、子どもが「Apple!」とだけ答えたときには、「Apple, please!」と言い直させていました。

 

長い英文が苦手でも「Please」をつけるだけで、丁寧な言葉となり、相手に与える印象は様変わりします。

英文メール独特の表現。ファイルを添付する際には何と書く?

最後に、英文メール独特の表現も確認しておきましょう。昔なら郵送していたものも、今ではメールで簡単にやりとりができるようになりましたが、ファイルを添付する際には何と書けば良いのでしょうか?

 

I have attached a new catalog of~.
(~のカタログを添付しました)
Attached is a report on the new product.
(新商品のレポートを添付しました)
Attached please find the revised document.
(更新した資料を添付いたしました)
Attached to this e-mail, please find the contract.
(契約書をこのメールに添付いたしましたのでご覧ください)

 

添付ファイルに関しては上記のようにさまざまな表現がありますが、どれを使っても問題ありません。

 

ビジネスメールは「簡潔明瞭」がルールですが、常に丁寧な言い回しや伝え方を心がけることで、より良い関係の構築にも一役買ってくれることでしょう。

 

筆者:岡本きよみ/PRディレクター
株式会社Harris PR & Consulting Office代表取締役。PRディレクターとして主にライフスタイルブランドの広報活動に関わる。米国の高校を卒業後、日本の大学に進学。専攻は英米語、言語学。JTB、日航のアウトバウンド・インバウンド業務に従事した後、出産を機に、P&Gファーイーストインク(当時)に転職。広報渉外部および研究開発部に10年間勤務の後、家族とともにニュージーランドに滞在。帰国後、外資系ホテルの広報、外資系PR会社のヴァイスプレジデントなどを経て、現職。

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