ビジネスは出会いから始まる!英語で上手にアポを取るコツ【電話編】

Summary あらすじ

電話でのアポ取りは、声だけが頼り。しかも、英語となると難易度は高めですが、手順とよく使うフレーズさえ覚えれば、恐れることはありません。挨拶やスケジュール調整など、英語の定番フレーズとともに電話でのアポイントの取り方をまるごと覚えてしまいましょう。

新商品の売り込みや問い合わせ、会議や内覧会の開催など、さまざまなビジネスシーンで「アポ取り」が行われています。しかし、特に英語での電話となると、相手の表情やボディランゲージが見えないため、難しいと不安を抱いている人が多いのではないでしょうか?

 

今回は、電話の定番フレーズを押さえながら、英語でのアポ取りについてご紹介します。

 

電話の挨拶は「Hello」から。名前と社名を告げて担当者に代わってもらおう

電話の挨拶は「Hello」から。名前と社名を告げて担当者に代わってもらおう

私:Hello, this is Taro Tanaka at ABC company.

(もしもし、ABC会社の田中太郎と申します)

 

第一声は「Hello」と挨拶しましょう。これは、日本語の「もしもし」にあたります。それから、名前と社名を告げてください。決まり文句なので、まるまる覚えてしまいましょう。なお、電話で名乗るときは「My name is Yamada. 」ではなく「This is Yamada. 」です。

 

私:May I speak to Mr. John David in the Sales Department?

(営業部のジョン・デイビッドさんはいらっしゃいますか?)

 

担当者へ取り次ぎのお願いも、そのまま覚えたい定番フレーズ。May I ~ ? 」は「Could I ~ ? 」や「I’d like to ~. 」にも変更でき、いずれもよく使うので、合わせて覚えてしまいましょう。担当者が決まっていない場合は「Mr. John David in the Sales Department」を「the Sales Department person(営業担当者)」に変えてください。

 

相手:I‘ll put you through. Hold on, please.

(おつなぎします。このままお待ちください)

 

「put you through」は「transfer you」を、「Hold on」は「Hang on」を、それぞれ使うこともあります。

 

相手:I’m afraid he is out.

(申し訳ございませんが、外出中です)

私:I’ll call him back later. Thank you.

(後ほどかけ直します。ありがとうございます)

 

電話をつなげない場合は「He’s not at his desk. (席を外しています)」「He’s on another line. (ほかの電話に出ています)」などといわれることもあります。かけ直す場合は「Could you tell me when he’ll be back?(いつ戻られるか教えてくださいますか?)」と、戻り時間を聞いておけば効率的です。

アポイントメントの目的を伝え、スケジュールを調整!

担当者:Thank you for waiting. This is John David.

(お待ちいただきありがとうございます。ジョン・デイビッドです)

 

私:This is Taro Tanaka at ABC company.

ABC会社の田中太郎です)

Could you have time for me to introduce our new product you inquired to you?

(お問い合わせの弊社新商品についてご紹介する時間をいただけますか?)

It takes about 30 minutes.

30分ほどです)

 

担当者に代わったら、名前を告げて目的を伝えましょう。相手に何かをお願いしたい場合は「Could you ? 」や「Would you ? 」という表現をよく使います。目的は「The reason for my call is . (電話を差し上げたのは~のためです)」を用いても良いでしょう。

 

私:Could I see you on this Wednesday or Thursday?

(今週の水曜日か木曜日にお会いできますか?)

担当者:I’m afraid I can’t manage that day.

(申し訳ありませんが、その日は都合がつきません)

私:May I meet you sometime next week?

(来週のどこかで、お会いできますか?)

担当者:How about next Monday, 2 o’clock in the afternoon?

(月曜日の午後2時からはいかがですか?)

私:That would be fine for me.

(私もそれで大丈夫です。)

 

そして、スケジュールを調整します。「sometime next week」の部分は「as soon as possible(できるだけ早く)」や「by the end of this month(今月末までに)」などにも変えられます。今回の例で担当者が使っている「How about ? (~はいかがですか?)」は、覚えておきたい便利な頻出フレーズです。

 

ほか、アメリカとカナダの英語圏では、24時制ではなく12時制が一般的ですので、午前なら「a.m.」「in the morning」、午後なら「p.m.」「in the afternoon」「in the evening」といった表現にも慣れておきましょう。

約束した日時を復唱し、お礼で締めくくり。確認メールを送れば万全!

私:So, I’ll see you at 2 p.m. on Monday, January 29th.

 (それでは、129日の月曜日、午後2時にお会いしましょう。)

 

アポイントが取れたら、約束した日時を必ず復唱しましょう。特に慣れない英会話では、聞き間違いや勘違いが起こりがち。明瞭な口調を心がけましょう。

 

私:I’ll send you a confirmation mail later.

(後で確認メールを送ります)

Thank you for your time.

(お時間をいただき、ありがとうございます)

I’m looking forward to seeing you.

(お会いできるのを楽しみにしています)

 

確認メールの送付を伝え、締めくくりにお礼を言って電話を切ります。なお、確認メールは下記のような簡単な内容でOKです。

 

Subject: Confirmation of our appointment

(メールタイトル:アポイントメントについての確認)

 

Dear Mr. John David,

 

Thank you for your time today.

(本日はお時間をいただき、ありがとうございます)

I would like to confirm the date and time of our appointment as below.

(アポイントメントの日程について下記をご確認ください)

 

Date: January 29th, 2018(日:2018129日)

Time: 2:00 p.m.-2:30 p.m.(時間:2:00 p.m.-2:30 p.m.

Place: Your Office(場所:御社)

 

Best regards,(敬具)

Taro Tanaka(田中太郎)

聞き取れなければ、恥ずかしがらず、繰り返し言ってもらおう!

聞き取れなければ、恥ずかしがらず、繰り返し言ってもらおう!

電話を使って英語でアポを取るのは、対面で話すより難易度は上がりますが、流れと定番フレーズをまるごと覚えてしまえば、恐れる心配はありません。

 

聞き取れなかった場合は「Excuse me. (すみません)」の後に「Could you say that again?(もう一度、言ってもらえますか?)」「Could you say that in another way? (別の言い方で言ってもらえませんか?)」「Could you speak more slowly? (もっとゆっくり話していただけませんか?)」などと言って繰り返してもらいましょう。

 

なお、日本語では「アポ/アポイント」と言いますが、英語には「apo」という言葉はありません。appoint」は「任命する」「指名する」など別の意味になります。英会話では省略しないで 「appointment」 と言うように注意しましょう。

 

 

筆者:児島奈美/トラベルライター

旅行雑誌やWEB等で、国内外問わず現地へ足を運び取材・撮影を行う。得意分野は、旅のルポ、グルメ取材、人物インタビューで、渡航した海外はプライベートを含め約40か国。雑誌立ち上げのために約3か月、ベトナムに滞在したほか、欧州周遊(約3か月)、米国横断(約1か月)、東南アジア周遊(約3週間)、英国縦断(約3週間)、米国滞在(約1年)の経験も持つ。実践の場で英語を使うことが多く、「英語はツール」をモットーに、わかりやすく使える英語を心掛けている。

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