アジェンダの第一歩。目的および開催日時、出席者を明確に

アジェンダの最初には、会議の「Purpose（目的）」を書きます。タイトルを「Agenda for ○○」「○○Agenda」にしても良いでしょう。

次に、「Date（日程）」「Time（時間）」「Place（場所）」をまとめます。海外とのオンライン会議では時差があることも多いため、日本の標準時間を記載するなら「Time」の欄には「1:00 pm ～2:00 pm JST」などと書きましょう。「JST」とは「Japan Standard Time（日本標準時）」を意味します。他にも、LAなどアメリカ西部は「PST（Pacific Standard Time／太平洋標準時）」、NYなどのアメリカ東部「EST（Eastern Standard Time／東部標準時」などがあります。

目的・日時・場所を書いたら、「Attendees（出席者）」を記載します。名前には「Mr.」「Ms.」などの敬称は省くのが一般的で、続けて「Advertising Manager（宣伝部長）」「Development Department（開発部）」などの役職名や部署名などの肩書きを入れます。名前は記載せず肩書きのみを書いたり、「Sales Representatives（営業の方々）」「Customer Service Staff（カスタマーサービス部スタッフ）」といった書き方をしたりする場合もあります。

アジェンダを通して「会議の準備」を伝えておけば、会議の中身が濃くなる！

そして「Preparation for the meeting（会議の準備）」の欄を設け、会議に参加する前に準備してもらいたいことを伝えましょう。事前に資料や報告書を読んでもらったり、討論のアイデアを考えてもらったりしておけば、会議の中身が濃くなることは間違いありません。

＜Preparation for the meeting（会議の準備）の記載例＞

・Read the article of the new product. （新商品の記事を読む）

・Look over the report of Customer profile. （顧客ファイルの報告書に目を通す）

・Think the anticipated support services. （予想されるサポートサービスを考える）

・Bring the results of the questionnaire. （アンケート結果を持ってくる）

アジェンダのメイン「協議事項」には「題目」「発表者」「時間」を簡潔に！

続いて、アジェンダのメインとなる「Agenda Items（協議事項）」を記載します。「Topic（題目）」「Presenter（発表者）」「Time（時間）」を簡潔に書くことが重要です。

なお、「Topic（題目）」は積み込み過ぎないよう、5つ以内に抑えるのがベター。「Presenter（発表者）」ですが、Discussion（討論）といった「発表者」がいないときは「Led by ○○」と書いて、○○に進行役の名前を入れましょう。「Time」は目安時間ですが、余裕をもたせておくと焦らずに済みます。

アジェンダは議事録の作成にも役に立つ！

英語が苦手な人ほど、アジェンダを事前に作っておけば安心です。アジェンダがあれば、英語の会議はスムーズに進行するでしょう。

アジェンダは会議後の議事録の作成にも役に立ちます。今回の記事を参考に、ぜひ挑戦してみてくださいね！

筆者：児島奈美／トラベルライター

旅行雑誌やWEB等で、国内外問わず現地へ足を運び取材・撮影を行う。得意分野は、旅のルポ、グルメ取材、人物インタビューで、渡航した海外はプライベートを含め約40か国。雑誌立ち上げのために約3か月、ベトナムに滞在したほか、プライベートで欧州周遊（約3か月）、米国横断（約1か月）、東南アジア周遊（約3週間）、米国滞在（約1年）の経験も持つ。実践の場で英語を使うことが多く、「英語はツール」をモットーに、わかりやすく使える英語を心掛けている。