英語会議でも心配無用!英語で議事録を書くコツ

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Summary あらすじ

日本でも議事録の作成は一般的ですが、特に外国の人たちと一緒に仕事をする場合、会議後には議事録を残しておくことが肝心です。ポイントは、アジェンダを参考にして日本語の議事録以上に簡潔&明確に書くこと。議事録の構成を押さえつつ、英語で書くコツをご紹介します。

外国の人たちと一緒に仕事する場合、日本人同士のように「察してくれるだろう」はトラブルのもと。会議後にはきちんと議事録を残して共通認識を深め、次のアクションは議事録をもとに起こし、業務を進めていくことが肝心です。

 

ちなみに英語で議事録は「Minutes(ミニッツ)」。「Minutes」といえば、時間の「分」を思い出す人も多いでしょう。どちらもラテン語の「minuta(小さな)」が語源といわれ、「分」は「ちょっとした時間」を、「議事録」は「ちょっとした書き物」を意味しているそうです。

 

今回は、議事録の構成を押さえつつ、英語で書くコツをご紹介します。

議事録は「議題」を簡潔にまとめ目立たせて。タイトルまわりのポイント

議事録は「議題」を簡潔にまとめ目立たせて。タイトルまわりのポイント

(1)今回の「Title of the meeting(会議の議題)」を明記します。「何の会議なのか」をわかりやすく伝えるため、簡潔に書きましょう。大きな文字やアンダーバーなどを使い、目立つようにすると良いでしょう。

 

(2)「Date(日程)」「Time(時間)」「Place(場所)」「Recorded by 〇〇(記録者〇〇)」を書きます。近年ではオンライン会議も珍しくはありませんから、時間は「10:00 a.m.~11:00 a.m. JST」のように「JST(Japan Standard Time/日本標準時)」といった標準時間も必ず書き添えましょう。ちなみに、LAなどアメリカ西部は「PST(Pacific Standard Time/太平洋標準時)」、NYなどのアメリカ東部「EST(Eastern Standard Time/東部標準時)などを使います。

 

(3)「Chairperson(議長)」「Attendees(出席者)」「Absentees(欠席者)」を書きます。中でも「Absentees(欠席者)」を忘れないようにしましょう。名前は「Mr.」「Ms.」などの敬称は省き、名前の後に「Advertising Manager(宣伝部長)」などの役職名や部署名を入れるのが一般的です。なお、出席者を「Participants」「Members present」、欠席者を「Members not present」と書く場合もあります。

会議の「目的」を明確にし、アジェンダを参考に「協議事項」を記載する

会議の「目的」を明確にし、アジェンダを参考に「協議事項」を記載する

(4)タイトルまわりを書き終えたら、今回の会議の「Purpose(目的)」を簡潔にわかりやすく書きましょう。「To+不定詞+〇〇(〇〇すること)」のフレーズを使うと便利です。

 

<例>

・To discuss 〇〇(〇〇を討論すること)

・To brainstorm 〇〇(〇〇をブレストすること)

・To define 〇〇(〇〇を定義すること)、

 

(5)今回の会議の「Agenda Items(協議事項)」として「Topic(題目)」「Presenter(発表者)」をシンプルに記載しましょう。この部分は、アジェンダの内容を流用すると早く仕上がります。

議事録のメインは「議論のポイントと結論」「未解決事項と行動計画」

議事録のメインは「議論のポイントと結論」「未解決事項と行動計画」

(6)各協議事項に対し、今回の会議の目的に照らし合わせながら「Discussion points and Conclusions(議論のポイントと結論)」を書いていきます。「何を議論して、どんな決定をしたか」を頭の中で整理し、できるだけわかりやすく箇条書きで書くことがポイントです。議事録において、次の「未解決事項と行動計画」と合わせて最も重要な部分。ここでも「To+不定詞+〇〇」のフレーズが役立ちます。

 

(7)会議では解決できなかったことや新たに出てきた問題について「Open issues and Actions(未解決事項と行動計画)」として「議論のポイントと結論」同様にシンプルな箇条書きで記していきます。そして、未解決事項や新しい問題のひとつひとつには、やるべきことと担当者、締め切りを必ず具体的に書き添えるようにしましょう。

 

(8)「Next Meeting(次回の会議)」として今後の予定を書きます。次の会議の「Purpose(目的)」と、わかるなら「Date(日程)」「Time(時間)」「Place(場所)」などを告知して締めくくります。

英語の議事録は日本語以上に簡潔&明確が鉄則!5W1Hを意識して!

英語の議事録は日本語以上に簡潔&明確が鉄則!5W1Hを意識して!

英語で議事録を作る場合は、日本人のみならず、外国の人も読むはず。文化や価値観など考え方のベースが異なるため、日本語の議事録以上にわかりやすく書くことが重要です。誰が何を言ったか、誰がいつまでに何をするのか、といった5W1Hを念頭に置き、できるだけ簡潔&明確に書くよう心がけましょう。

 

議事録は、議会前に作成するアジェンダと共通する単語やフレーズも多いので、作成時に参考にすると良いですよ。

 

 

筆者:児島奈美/トラベルライター

旅行雑誌やWEB等で、国内外問わず現地へ足を運び取材・撮影を行う。得意分野は、旅のルポ、グルメ取材、人物インタビューで、渡航した海外はプライベートを含め約40か国。雑誌立ち上げのために約3か月、ベトナムに滞在したほか、プライベートで欧州周遊(約3か月)、米国横断(約1か月)、東南アジア周遊(約3週間)、米国滞在(約1年)の経験も持つ。実践の場で英語を使うことが多く、「英語はツール」をモットーに、わかりやすく使える英語を心掛けている。

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