議事録は「議題」を簡潔にまとめ目立たせて。タイトルまわりのポイント

（1）今回の「Title of the meeting（会議の議題）」を明記します。「何の会議なのか」をわかりやすく伝えるため、簡潔に書きましょう。大きな文字やアンダーバーなどを使い、目立つようにすると良いでしょう。

（2）「Date（日程）」「Time（時間）」「Place（場所）」「Recorded by 〇〇(記録者〇〇)」を書きます。近年ではオンライン会議も珍しくはありませんから、時間は「10:00 a.m.～11:00 a.m. JST」のように「JST（Japan Standard Time／日本標準時）」といった標準時間も必ず書き添えましょう。ちなみに、LAなどアメリカ西部は「PST（Pacific Standard Time／太平洋標準時）」、NYなどのアメリカ東部「EST（Eastern Standard Time／東部標準時）などを使います。

（3）「Chairperson（議長）」「Attendees（出席者）」「Absentees（欠席者）」を書きます。中でも「Absentees（欠席者）」を忘れないようにしましょう。名前は「Mr.」「Ms.」などの敬称は省き、名前の後に「Advertising Manager（宣伝部長）」などの役職名や部署名を入れるのが一般的です。なお、出席者を「Participants」「Members present」、欠席者を「Members not present」と書く場合もあります。

会議の「目的」を明確にし、アジェンダを参考に「協議事項」を記載する

（4）タイトルまわりを書き終えたら、今回の会議の「Purpose（目的）」を簡潔にわかりやすく書きましょう。「To＋不定詞＋〇〇（〇〇すること）」のフレーズを使うと便利です。

＜例＞

・To discuss 〇〇（〇〇を討論すること）

・To brainstorm 〇〇（〇〇をブレストすること）

・To define 〇〇（〇〇を定義すること）、

（5）今回の会議の「Agenda Items（協議事項）」として「Topic（題目）」「Presenter（発表者）」をシンプルに記載しましょう。この部分は、アジェンダの内容を流用すると早く仕上がります。

議事録のメインは「議論のポイントと結論」「未解決事項と行動計画」

（6）各協議事項に対し、今回の会議の目的に照らし合わせながら「Discussion points and Conclusions（議論のポイントと結論）」を書いていきます。「何を議論して、どんな決定をしたか」を頭の中で整理し、できるだけわかりやすく箇条書きで書くことがポイントです。議事録において、次の「未解決事項と行動計画」と合わせて最も重要な部分。ここでも「To＋不定詞＋〇〇」のフレーズが役立ちます。

（7）会議では解決できなかったことや新たに出てきた問題について「Open issues and Actions（未解決事項と行動計画）」として「議論のポイントと結論」同様にシンプルな箇条書きで記していきます。そして、未解決事項や新しい問題のひとつひとつには、やるべきことと担当者、締め切りを必ず具体的に書き添えるようにしましょう。

（8）「Next Meeting（次回の会議）」として今後の予定を書きます。次の会議の「Purpose（目的）」と、わかるなら「Date（日程）」「Time（時間）」「Place（場所）」などを告知して締めくくります。

英語の議事録は日本語以上に簡潔＆明確が鉄則！5W1Hを意識して！

英語で議事録を作る場合は、日本人のみならず、外国の人も読むはず。文化や価値観など考え方のベースが異なるため、日本語の議事録以上にわかりやすく書くことが重要です。誰が何を言ったか、誰がいつまでに何をするのか、といった5W1Hを念頭に置き、できるだけ簡潔＆明確に書くよう心がけましょう。

議事録は、議会前に作成するアジェンダと共通する単語やフレーズも多いので、作成時に参考にすると良いですよ。

筆者：児島奈美／トラベルライター

旅行雑誌やWEB等で、国内外問わず現地へ足を運び取材・撮影を行う。得意分野は、旅のルポ、グルメ取材、人物インタビューで、渡航した海外はプライベートを含め約40か国。雑誌立ち上げのために約3か月、ベトナムに滞在したほか、プライベートで欧州周遊（約3か月）、米国横断（約1か月）、東南アジア周遊（約3週間）、米国滞在（約1年）の経験も持つ。実践の場で英語を使うことが多く、「英語はツール」をモットーに、わかりやすく使える英語を心掛けている。