PCやタブレットには、あらかじめ英語版の資料を入れておく

展示会訪問では、情報収集も主な目的です。時間をかけてたくさんのブースを歩き回るため、「歩きやすい靴」はマストアイテム。女性は、特に気を付けましょう。私も昔、ハイヒールで展示会に行ったために足が痛くてどうしようもなく、仕事どころではなかった悲しい記憶があります。

それからPCやタブレットなども忘れずに。PCやタブレットには、あらかじめ自社の事業に関する資料などを英語に翻訳したものを入れておくと良いでしょう。英語でビジネスを遂行するのに慣れていないのであれば、話の進展に大きな差が出てきますので、事前準備として作成しておいてください。なお、自社の事業を紹介するツールとして動画を用意しておくこともおすすめです。言葉で説明するより話が早い場合もあります。また、展示会によっては館内の撮影や録音が禁じられているところがありますので、ノートとペンも必須です。

展示会の商談時には、相手にも見てもらいながら決定事項を随時記入

いざ、展示会場に入ると、たくさんの出展ブースが並んでいます。興味を引かれたブースで、そこの担当者と名刺を交換した際には、名刺の余白に直接、話した内容や相手の会社の情報などを記載しておくと便利です。展示会のような場所で大勢の人と名刺交換をすると、特に英語で書かれた名刺の場合、誰が誰だかわからなくなることもあるため、その場で軽くメモするだけでも後々とても助かります。私の元同僚は、名刺にその人の特徴、例えば「あごにヒゲがある」「何歳くらい」など、後で思い出す手掛かりになるようなことも書き添えていました。

また、展示会訪問に慣れた上司や同僚に同行するのであれば、英語での商談の進め方を学ぶ絶好のチャンスといえます。商談の内容も詳しく書き留めておいて次回からの糧にしましょう。もしも自分一人で商談をしないといけないのであれば、重要事項を聞き取りできていなかったり、伝わっていなかったりということを防ぐため、決まったことは随時、紙に記入していくようにしてください。そうすれば、後になって「言った・言わない」の水掛け論を防ぐことにもつながります。

注意すべきは「支払条件」「価格」「輸送などの方法」「取引の流れ」。この4つは必ず確認しましょう。これらに認識の相違があると、多くの項目に調整が発生してしまいます。ポイントは、商談時に必ず相手にも見てもらいながら決定事項を記入していくことです。

海外の展示会を訪問すれば、仕事のモチベーションもアップ！

商談をする機会が無かったとしても、気になったブースのカタログやパンフレットは多少重くなっても持ち帰りましょう。帰国後に出張の成果を会社に報告するときに役立ちます。

海外の展示会は、業界の新しいものを見聞きできる場でもありますので、仕事のモチベーションがアップするはず。あなたの海外展示会への初出張が、うまくいきますように。

筆者：岡本きよみ／PRディレクター
株式会社Harris PR & Consulting Office代表取締役。PRディレクターとして主に食、旅、美容、ウェルネス、カルチャーなどの広報活動に関わる。米国の高校を卒業後、日本の大学に進学。専攻は英米語、言語学。JTB、日航のアウトバウンド・インバウンド業務に従事した後、出産を機に、P&Gファーイーストインク（当時）に転職。広報渉外部および研究開発部に10年間勤務の後、家族とともにニュージーランドに滞在。帰国後、外資系ホテルの広報、外資系PR会社のヴァイスプレジデント、アメリカ政府観光機関のPRディレクタ―などを経て、現職。