ビジネスメールで感謝とお詫び。英語でどう伝えるの?

Summary あらすじ

状況に合わせて感謝の気持ちを伝えることは、国際ビジネスにとても重要。同様に、お詫びの気持ちをうまく表現することも良好なビジネス関係を築くために不可欠です。感謝とお詫びのフレーズを上手に使って、英語のビジネスメールに差をつけましょう。

相手が外国人でも日本人でも、良好な人間関係を構築するために感謝とお詫びの気持ちを上手に伝えることは大切です。

 

英語のビジネスメールで、取引先やクライアントに失礼なく「ありがとうございます」や「申し訳ありません」といった気持ちを表現するには、どういう言葉を選べば良いのでしょうか?外国人の同僚や上司、取引先に思いが通じる、感謝とお詫びの英語のフレーズをご紹介します。

英語のメールで感謝を伝えるには“Thank you. ”だけでは不十分

 

Thank you. ”は英語学習者が最初に学ぶ感謝の言葉。親しい友人や家族に「ありがとう!」を伝える際はシンプルに“Thank you. ”だけで十分でしょう。しかし、仕事の取引先やクライアント、上司などに対しても同じ言い方では社会人としての資質を疑われてしまいます。

 

また、状況にそぐわないほど丁寧なフレーズも不自然で、自分の気持ちが上手に伝わりません。どんな場面でどのような感謝のフレーズを送れば良いのか、よくあるビジネスメールの例を挙げてみます。

 

【面接や会議のお礼を伝える感謝メール】

 

Thank you very much for taking the time to have a meeting with us this morning.

 (今朝はミーティングにお時間を割いていただき、ありがとうございました)

 

taking the time”は、日本語のビジネスメールでもよく使う「ご多用中、お時間をいただきありがとうございます」という感謝の気持ちを表せます。

 

【招待に感謝するメール・参加の返事】

 

Thank you for the invitation to the marketing forum on  July 1st. I would like to participate in that forum.

71日開催のマーケティングフォーラムにご招待いただきありがとうございます。ぜひフォーラムに参加させてください)

 

上記は招待を受ける場合ですが、不参加の連絡の際もまずは招待に感謝する気持ちやうれしい気持ちを述べてからお断りするようにしましょう。

 

【招待に感謝するメール・不参加の返事】

 

I am greatly honored to be invited to the forum, however I will not be able to attend this time.

(フォーラムにご招待いただき大変光栄です。しかしながら今回は参加できません)

 

【感謝の言葉を使用した依頼のメール】

 

ビジネスやフォーマルな文章で見かける“appreciate”は“I appreciate for your invitation. (ご招待、感謝いたします)”といった感謝の意味のほかに、何かを依頼する際にもよく使われます。

 

I would appreciate if you could provide a workshop report by tomorrow.

(明日までに研究会報告書を提出いただけると助かります)

 

なお、日本人が多用する「恐縮です」は感謝する気持ちだったり、申し訳ない気持ちだったり、さまざまなシーンで使用されるので、すべてを“I am afraid…”と表現するのは無理があります。喜びが混じった「恐縮です」は“I am afraid……”ではなく、“I am really grateful. ”などのフレーズがふさわしいでしょう。

 

“I am sorry. ”以外の英語のお詫び表現

 

仕事で失敗したり迷惑をかけたりしたとき、お詫びの仕方でその後の評価が分かれると言っても過言ではありません。誠実にお詫びができれば一目置かれますが、その逆なら人間関係に悪影響を及ぼします。I am sorry. ”以外にどんな表現方法があるのか、ビジネスメールの例を見てみましょう。

 

【返信が遅くなったお詫びのメール】

 

I am very sorry for the delay in my response.

(返信が遅くなり申し訳ございません)

 

お詫びの気持ちは“sorry”の前に“very”や“so”“really”“terribly”などをつけることで強調することができます。

 

【会社の代表として詫びるメール】

 

We sincerely apologize for the delay of our shipment.

(弊社からの発送が遅れましたことを、心よりお詫び申し上げます)

 

会社の一員としてお詫びのメールを書く場合、主語は“I”ではなく“We”を使用します。日本語の「弊社」というニュアンスに近くなります。

 

【改まったお詫びのメール】

 

Please accept this as my formal apology for the mistakes in the quotation.

(見積もりに誤りがありましたこと、ここに正式にお詫びいたします)

 

“Please accept my apologies. ”など「お詫びを受け取ってください」という表現は、メールや文書でよく使用される定型文です。ぜひ覚えておきましょう。

 

【あらかじめ先のことを謝る場合】

 

I deeply apologize, but I don’t think I’ll make it on time because of traffic.

(大変申し訳ありませんが、交通渋滞のため時間に遅れそうです)

 

ただ単に「遅れます」と伝えるよりも、お詫びの言葉を先に述べてから遅れる理由も伝えると相手からの印象がぐんと良くなります。

 

なお、毎日何十通も届くビジネスメールの中で存在感を示すためには、タイトルの付け方にも注意しましょう。言いたいことが一目でわかるような簡潔なタイトルをつけるのがコツ。例えば、予定されているミーティングに関することであれば、タイトルは“Annual meeting on next Friday(来週金曜日の年次ミーティングについて)”など、なるべく具体的なタイトルを付けます。

 

また、ビジネスメールのスペルミスには気を付けたいところ。お詫びメールでスペルをミスすると真剣度が疑われますし、特に相手の名前を間違えるのは致命的です。せっかく一生懸命に書いた英文メールが無駄になってしまわないためにも、送信前にはタイトル、スペルミスなどを再度確認してから、心のこもった文章を届けましょう。

ビジネスメールで感謝上手・お詫び上手を目指そう!

 

感謝とお詫びは国を問わずコミュニケーションをとる上で最も大切なフレーズです。母国語ではない英語だからこそ、そして相手の顔が見えないビジネスメールだからこそ、きっちりと自分の思いを伝えるフレーズを選びたいものです。適切な表現ができれば、英語のビジネスメールが印象アップのチャンスにつながります。

 

外国人とのビジネスをスムーズに導くためにも、ビジネスメールで感謝上手・お詫び上手を目指しましょう。

 

筆者:林カオリ/ライター・エディター

関西を拠点に活躍するライター・エディター(クリエイティブオフィスこゆうじん代表)。知的財産管理技能士。日本にてコピーライター、編集者、ライターを経験した後、15年間オーストラリアに在住。シドニーでは日豪両国の各種媒体に執筆を行う傍ら、2児の海外出産と子育てを経験する。海外の実体験に基づくライフスタイル、旅行、教育、留学関連記事が得意。

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